ที่ทำงานมีนโยบายให้ใช้โปรแกรมทำเอกสารที่ถูกลิขสิทธิ์ ตอนแรกก็ใช้ OpenOffice แต่ภายหลังก็ย้ายมาเป็น LibreOffice ที่มีการพัฒนาต่อเนื่องมากกว่า ตอนแรกยังติดอยู่กับ Microsoft Office เพราะจะเปลี่ยนไปใช้ LibreOffice เลยมันดูไม่คุ้นเคยเอาเสียเลย อีกทั้งคนอื่นๆก็ยังทำด้วยเอกสารด้วยไฟล์ .doc หรือ docx ที่สร้างด้วย MS Office เป็นหลัก การส่งไฟล์แก้ไขระหว่างกันดูจะเป็นเรื่องที่ทำได้ยากมากๆ
ถ้าเป็นแบบนี้เราจะเปลี่ยนไปใช้แบบถูกลิขสิทธิ์ได้อย่างไร จะเลือก LibreOffice ที่ใช้งานได้ฟรีหรือจะยอมจ่ายตังค์ MS Office ไปตลอด ซึ่งหน่วยงานที่ทำงานอยู่เลือกให้แล้ว กึ่งบังคับด้วยว่าต้องใช้แบบฟรีและถูกลิขสิทธิ์ นั้นคือ LibreOffice และใช้ไฟล์ .odt เป็นหลัก ถ้าจะเป็นไปใช้ LibreOffice อย่างจริงจัง ต้องเริ่มยังไง?
เริ่มต้นต้องหาความรู้ ต้องเรียนรู้วิธีใช้งาน ที่หน่วยงานมีจัดอบรมทุกปีต้องหาเวลาเข้าไปเรียนให้ได้สักครั้ง ถ้าที่ทำงานคุณไม่มีจัดอบรม อินเทอร์เน็ตช่วยได้ครับ ไม่ยากแต่ก็ไม่ง่ายนัก ถ้าใช้ MS Office เป็นอยู่แล้ว LibreOffice ก็ไม่ได้ต่างกันมาก เมนูต่างๆก็จัดว่าคล้ายคลึงกัน เพียงแต่หน้าตาเท่านั้นที่จะทำให้ตัวเราเองไม่คุ้นเคยแล้วส่งผลให้ไม่อยากใช้งาน ก็ต้องบอกว่าใช้ไปสักพักจะคุ้นเคยเอง
ต้องขอยอมรับเลยครับว่าการเข้าอบรมแค่ครั้งเดียว จะทำให้รู้ว่า LibreOffice สามารถแทน MS Office ได้อย่างสมบูรณ์สำหรับการทำงานทางด้านเอกสาร ในระดับที่เราๆท่านๆใช้กันอยู่ในตอนนี้ แถมตอนเรียนได้รู้ว่ามีฟีเจอร์ต่างๆมากมายของ LibreOffice ที่ช่วยให้เราทำงานได้ง่ายและเร็วขึ้นมาก คิดว่าใน MS Office ก็น่าจะมี แต่เราไม่ได้เรียนรู้เท่านั้นเอง ก็ใช้งานแค่พื้นฐานอยู่เท่านั้น
สิ่งที่ได้เรียนรู้จากการเข้าอบรมการใช้งาน LibreOffice แล้วเอามาใช้ได้อย่างดีมากๆ มีหลักๆอยู่ ดังนี้
- การเลือกใช้ Style ของระบบอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- สร้างสารบัญเรื่อง, ภาพ, ตาราง แบบอัตโนมัติได้ง่ายมาก ตรงนี้ทำให้ประหยัดเวลาและลดความผิดพลาดได้อย่างมาก
- การสร้างไฟล์ PDF ทำได้ง่ายและดีขึ้น สามารถแนบไฟล์ที่แก้ไขได้เข้าอยู่ใน PDF ได้ด้วย
- ตารางในเอกสาร Document ใส่สูตรคำนวณทางคณิตศาสตร์ได้
สรุปว่าตอนนี้ผ่านมาเกือบปีแล้ว เอกสารที่เราทำเอง ส่งออกเอง ทำเบ็ดเสร็จด้วย LibreOffice ได้แล้ว และยังทำได้เร็วกว่าเดิมมาก หากต้องทำงานร่วมกับคนอื่นๆที่ยังใช้ MS Office ยังมีปัญหาอยู่บ้างเกี่ยวกับรูปแบบเพี้ยน แต่เราแก้ไขปัญหาโดยแก้ไขเนื้อหาด้วยโปรแกรมอะไรก็ได้จะ MS Office หรือ LibreOffice ตามแต่ใครจะสะดวก แล้วค่อยมาจัดหน้ากันอีกทีในตอนท้าย ก่อนจะแปลงเป็น PDF อีกทีเพื่อส่งงาน
ถ้าเป็นไปได้จะมาแนะนำการทำงานเอกสารด้วย LibreOffice ที่น่าจะเป็นประโยชน์กับคนอื่นๆครับ คอยติดตามแล้วกันนะครับ
Leave a Reply